Espace Multiculturel

L’usage de l’Espace Multiculturel est autorisé aux entreprises et autres organismes pour des opérations professionnelles non commerciales et aux particuliers non résidents de la Communauté de Communes Comtal, Lot et Truyère. Ces utilisations sont subordonnées au paiement d’une redevance.

Les différents tarifs de location sont fixés annuellement par délibération du Conseil Communautaire.

Les conditions de location :

Les préinscriptions de location de l’Espace Multiculturel s’établissent par écrit à Monsieur le Président de la Communauté de Communes au moins 15 jours avant la date de la manifestation. Dès réception de la demande par la Communauté de Communes, un accusé de réception avec la liste des pièces à fournir pour compléter le dossier de réservation sera adressé au demandeur.

La réservation ne sera acquise, sauf annulation par nécessité, qu’à réception, par la Commune d’un dossier complet, sous huitaine. Pour être complet un dossier devra se composer des pièces suivantes :

• contrat de location dûment signé par les deux parties ;
• règlement intérieur signé par le bénéficiaire ;
• attestation d’assurance Responsabilité Civile fournie par le locataire ;
• acompte dont le montant est fixé par délibération du Conseil Communautaire ;
• chèque de caution, dont le montant est fixé par délibération du Conseil Communautaire.

La signature du règlement suppose que le bénéficiaire en a bien pris connaissance, et s’engage, lui ou la personne morale dont il est le représentant, à en respecter strictement les dispositions.

Les conditions financières :

Une délibération du Conseil Communautaire fixe les tarifs de location, le montant de l’acompte et le montant de la caution.

Une fois le dossier complet reçu par Communauté de Communes, le bénéficiaire devra verser le solde de la location au moment de la remise des clés.

Afin de responsabiliser le bénéficiaire de la location, une caution (dépôt de garantie) sera exigée. Celle-ci constitue une avance sur les frais de remise en état et de nettoyage dont la totalité sera supportée par l’utilisateur, l’état des lieux servant de base au chiffrage des réparations éventuelles par les services techniques municipaux ou une entreprise extérieure.

Son montant est de 1 500 euros qui garantiront les dégradations du matériel et des locaux. Cette caution, en cas de dégradation constatée, ne sera restituée qu’après paiement par le bénéficiaire de l’intégralité des dommages. Si les dégradations dépassaient le montant de la caution, la commune se réserve le droit de poursuivre le bénéficiaire pour le solde du restant dû. Si aucun dommage n’a été constaté, le chèque de caution sera restitué dans le mois à compter du jour de l’état des lieux.

Annulation de la manifestation :

Par le bénéficiaire : en cas de désistement, le demandeur est tenu d’informer, par écrit, la Communauté de Communes.

La somme versée pourra être restituée dans des cas bien particuliers, ci-après énumérés :

• décès de l’un des demandeurs, d’un ascendant ou d’un descendant direct ;
• hospitalisation.

En l’absence de justificatifs la Communauté de Communes conservera la somme versée.

Par la Communauté de Communes : la Communauté de Communes se réserve un droit de priorité sur l’Espace Multiculturel, notamment pour un plan d’urgence d’hébergement, organisation de centre de loisirs, de réunions publiques, de manifestations communales ou intercommunales d’extrême urgence, événement imprévu au moment de la réservation, travaux importants à réaliser. Par ailleurs, la Commune peut immobiliser la salle pour des raisons de sécurité.

La Communauté de Communes se réserve la possibilité d’annuler une réservation en cas de circonstances particulières ou de nécessités, sans que le bénéficiaire puisse prétendre à une quelconque indemnité.

Assurance :

Le bénéficiaire des locaux doit contracter une assurance couvrant les biens lui appartenant, les dommages causés aux personnes, aux biens immobiliers et mobiliers, et en général tous les dommages pouvant engager sa responsabilité aussi bien dans les locaux loués que dans ses abords immédiats.

Dans ce cadre, la Communauté de Communes ne pourra être tenue responsable en cas de perte, vol ou accident, concernant les effets ou objets laissés dans les locaux.

Sur l’attestation d’assurance, faisant partie du dossier d’inscription, devra apparaître le nom de la salle, les jours et horaires d’utilisation.

Conditions d’utilisation :

La responsabilité du bénéficiaire

Pendant la location, la présence du bénéficiaire dans l’Espace Multiculturel est requise. Il prend les dispositions de surveillance et de protection nécessaire.

La Communauté de Communes décline toute responsabilité en cas de vol. Le bénéficiaire se doit de respecter les conditions de propreté, heure limite et le nombre maximal de personnes admises, tels qu’ils sont indiqués dans le contrat de location. En cas de manquement, de tapage nocturne ou diurne, la responsabilité personnelle du bénéficiaire est engagée.

La sécurité et capacité de l’Espace Multiculturel

La capacité d’accueil maximale est indiquée en préambule. Pour des raisons de sécurité, il est impératif de respecter cette capacité maximum. En cas de dépassement, la responsabilité personnelle du bénéficiaire sera engagée.

D’une façon générale, le bénéficiaire interdit toute activité dangereuse et respecte les dispositions légales d’hygiène et de sécurité. En particulier :

• la circulation des utilisateurs ne doit pas être gênée aux abords, à l’intérieur de la salle et à proximité des issues de secours ;
• les sorties de secours doivent être dégagées à tout moment, le non-respect de cette consigne engagera la responsabilité du bénéficiaire et pourra entraîner l’arrêt immédiat de la manifestation ;
• les blocs autonomes, les issues de sécurité doivent rester visibles ;
• dans le cas où l’exploitation prévoirait des décors, ils seront impérativement norme M1 ou B-S2-d0. Les exploitants et organisateurs de spectacles seront conjointement responsables du respect de la réaction au feu des matériaux employés pour les décors ;
• les installations techniques, de chauffage, ventilation, éclairage, sonorisation, lutte contre le feu ou électriques ne doivent pas être modifiées, surchargées ;
• toute décoration devra se suffire des fixations existantes : aucuns trous, aucuns rubans adhésifs ne devront être utilisés sur les murs, sols, panneaux acoustiques, rideaux et plafond ;
• les objets apportés par les bénéficiaires devront être retirés de la salle avant la fin de la période de location ;
• aucun matériel de cuisson ne devra être introduit dans la salle (four, barbecue, bouteille de gaz…) ;
• il est formellement interdit de boire, manger sur les gradins ;
• il est interdit d’utiliser cette salle comme lieu de couchage et ce même de façon exceptionnelle ;
• les jeux de balles et ballons ne sont pas autorisés ;
• les grillades, cuissons réalisées à l’extérieur se feront sur l’aire en terre battue réservée à cet effet. Ils sont formellement interdits à proximité immédiate du bâtiment (sous auvent, partie enrobée….) ;
• les animaux ne sont pas admis dans la salle ;
• les produits psychotropes et stupéfiants sont formellement interdits.

En cas de sinistre, le bénéficiaire doit obligatoirement :

• prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter la panique ;
• assurer la sécurité des personnes ;
• ouvrir les portes de secours ;
• alerter les pompiers (18), SAMU (15).

De plus, le bénéficiaire se doit d’éviter toutes nuisances sonores pour les riverains de l’Espace Multiculturel. Il garantit l’ordre public sur place, aux abords de la salle et sur le parking. Il évite les cris et tout dispositif bruyant (pétards, feux d’artifices…).

Il est, en outre rappelé qu’il est interdit de fumer dans les lieux publics, que les dispositions relatives à l’ivresse publique sont applicables, notamment l’interdiction de vendre des boissons alcoolisées aux mineurs de moins de 16 ans, que l’accès aux équipements est interdit aux personnes en état d’ébriété.

Enfin, les salles municipales ne peuvent abriter des activités contraires aux bonnes mœurs.

Rangement et nettoyage :

Tables et chaises : les tables et chaises devront être, après nettoyage, remises à l’endroit où elles se trouvaient initialement.

Cuisines – bar – sanitaires – électro-ménager – vaisselle : ils doivent être nettoyés et en parfait état de propreté et de fonctionnement (utiliser les éponges mises à disposition). Les produits vaisselle et entretien des sanitaires seront fournis par l’utilisateur.

La salle et le parquet : le bénéficiaire devra procéder au rangement et au nettoyage. Le nettoyage doit se limiter au balayage soigné et l’enlèvement d’éventuelles tâches. En cas de besoin utiliser les produits rangés dans le placard du chauffe-eau côté bar.

Les gradins : pour les nettoyer passer l’aspirateur rangé dans le placard du chauffe-eau côté bar.

Les abords : le nettoyage des abords est à la charge du bénéficiaire (ramassage des papiers, bouteilles, mégots…).

Poubelles : elles devront être déposées dans les containers.

La fermeture des lieux :

Avant de quitter les lieux, le bénéficiaire s’assure de l’absence de risque d’incendie, d’inondation ou d’intrusion. Il procède à un contrôle de la salle, de ses abords et vérifie que les lumières sont éteintes, les portes et fenêtres closes, les robinetteries et les issues de secours fermées, que les ordures sont déposées dans les containers prévus à cet effet situés à l’extérieur du bâtiment.

L’état des lieux et les clés :

Il sera procédé à un état des lieux à la prise de possession des lieux et à la fin de la manifestation. Les clés seront remises à ces moments.

Les autres obligations

S’il y a lieu, le bénéficiaire s’acquitte de ses obligations vis-à-vis de l’administration fiscale, de l’URSSAF, de la SACEM, des caisses de retraite.

En cas d’ouverture d’un débit de boissons temporaire, le bénéficiaire sollicite une demande d’autorisation auprès de la Commune et effectue les déclarations nécessaires.

Pour toutes réservations (spectacles, festivités, quines, réunions, séminaires, assemblées générales, réceptions….) contacter le secrétariat de Mairie au 05.65.44.40.05.