Espace Multiculturel

Pour toutes réservations (spectacles, festivités, quines, réunions, séminaires, assemblées générales, réceptions….) contacter le secrétariat de Mairie au 05.65.44.40.05.

La capacité de la grande salle est de 210 personnes, 164 personnes assises en gradin, en fonction de la configuration choisie au moment de la rédaction du contrat de location.

Règlement Intérieur de l’Espace Multiculturel

Un exemplaire du présent règlement signé par le bénéficiaire lui sera remis. Il sera chargé d’en informer chaque membre du personnel permanent et également du personnel intermédiaire ou détaché pour la durée de la manifestation.
Le règlement sera également affiché dans l’Espace Multiculturel aux endroits prévus à cet effet, personne ne pourra ainsi se prévaloir de l’ignorer.

Article 1 : Les Bénéficiaires

L’Espace Multiculturel est prioritairement réservé à la commune du Nayrac.
L’Espace Multiculturel est également prioritairement réservé aux associations hébergées sur le territoire de la commune.

1.1 – Les associations, collectivités territoriales

Celles-ci peuvent bénéficier de l’Espace Multiculturel pour des réunions, assemblées générales ou réunions publiques.
Elles peuvent également bénéficier de l’Espace Multiculturel pour organiser des manifestations à entrée gratuite (quine, conférence, spectacle, arbre de Noël, …) ou des stages ainsi que des manifestations à entrée payante ou des soirées privées (spectacle, bal, salon, …).

Elles s’engagent à ne pas servir de prête-nom pour masquer les utilisations de particuliers, même adhérents. La location se fera sous la responsabilité du président.

La location génère le paiement d’une redevance.

1.2 – Les entreprises et les particuliers ou autres organismes

1.2.1– Les particuliers de la commune

L’Espace Multiculturel est loué aux particuliers de la commune pour des réunions à caractère familial ou amical.
La location génère le paiement d’une redevance.

Toute sous-location est strictement interdite.

1.2.2– Les entreprises, les particuliers non-résidents de la commune, les autres organismes

L’usage de l’Espace Multiculturel est autorisé aux entreprises et autres organismes pour des opérations professionnelles non commerciales et aux particuliers non-résidents de la commune. Ces utilisations sont subordonnées au paiement d’une redevance.

Les différents tarifs de location sont fixés annuellement par délibération du Conseil Municipal de la Commune de Le Nayrac.

Article 2 : Les conditions de location

Les préinscriptions de location de l’Espace Multiculturel s’établissent par écrit à Monsieur le Maire, au moins 15 jours avant la date de la manifestation. Dès réception de la demande par la Commune, un accusé de réception avec la liste des pièces à fournir pour compléter le dossier de réservation sera adressé au demandeur.

La réservation ne sera acquise, sauf annulation par nécessité, qu’à réception, par la Commune d’un dossier complet, sous huitaine. Pour être complet un dossier devra se composer des pièces suivantes :

• – contrat de location dûment signé par les deux parties ;
• – règlement intérieur signé par le bénéficiaire ;
• – attestation d’assurance Responsabilité Civile fournie par le locataire ;
• – acompte dont le montant est fixé par délibération du Conseil Municipal ;
• – chèques de caution, dont les montants sont fixés par délibération du Conseil Municipal.

La signature du règlement suppose que le bénéficiaire en a bien pris connaissance, et s’engage, lui ou la personne morale dont il est le représentant, à en respecter strictement les dispositions.

Article 3 : Les conditions financières

Une délibération du Conseil Municipal fixe les tarifs de location, le montant de l’acompte et les montants des cautions.

Une fois le dossier complet reçu par la Commune, le bénéficiaire devra verser le solde de la location au moment de la remise des clés.

Afin de responsabiliser le bénéficiaire de la location, deux cautions (dépôt de garantie) seront exigées. Celle-ci constitue une avance sur les frais de remise en état et de nettoyage dont la totalité sera supportée par l’utilisateur, l’état des lieux servant de base au chiffrage des réparations éventuelles par les services techniques municipaux ou une entreprise extérieure.

Une caution de 1 500 euros qui garantiront les dégradations du matériel et des locaux. Cette caution, en cas de dégradation constatée, ne sera restituée qu’après paiement par le bénéficiaire de l’intégralité des dommages. Si les dégradations dépassaient le montant de la caution, la commune se réserve le droit de poursuivre le bénéficiaire pour le solde du restant dû. Si aucun dommage n’a été constaté, le chèque de caution sera restitué dans le mois à compter du jour de l’état des lieux.

Une caution « ménage mal fait », qui garantira le bon nettoyage des locaux comme précisé à l’article 7, sera restituée au loueur seulement lorsque la commune aura constaté la propreté des lieux loués. Si le ménage est correctement fait, le chèque de caution sera renvoyé au loueur la semaine suivante.

Article 4 : Annulation de la manifestation

4.1- Par le bénéficiaire : en cas de désistement, le demandeur est tenu d’informer, par écrit, la Commune de Le Nayrac.
La somme versée pourra être restituée dans des cas bien particuliers, ci-après énumérés :

• – décès de l’un des demandeurs, d’un ascendant ou d’un descendant direct ;
• – hospitalisation.

En l’absence de justificatifs la Commune conservera la somme versée.

4.2- Par la Commune de Le Nayrac : la Commune se réserve un droit de priorité sur l’Espace Multiculturel, notamment pour l’organisation d’un plan d’urgence d’hébergement, organisation de centre de loisirs, de réunions publiques, de manifestations communales ou intercommunales d’extrême urgence, événement imprévu au moment de la réservation, travaux importants à réaliser. Par ailleurs, la Commune peut immobiliser la salle pour des raisons de sécurité.

La Commune se réserve la possibilité d’annuler une réservation en cas de circonstances particulières ou de nécessités, sans que le bénéficiaire puisse prétendre à une quelconque indemnité.

Article 5 : Assurance

Le bénéficiaire des locaux doit contracter une assurance couvrant les biens lui appartenant, les dommages causés aux personnes, aux biens immobiliers et mobiliers, et en général tous les dommages pouvant engager sa responsabilité aussi bien dans les locaux loués que dans ses abords immédiats.
Dans ce cadre, la Commune de Le Nayrac ne pourra être tenue responsable en cas de perte, vol ou accident, concernant les effets ou objets laissés dans les locaux.

Sur l’attestation d’assurance, faisant partie du dossier d’inscription, devra apparaître le nom de la salle, les jours et horaires d’utilisation.

Article 6 : Conditions d’utilisation

6.1– La responsabilité du bénéficiaire

Pendant la location, la présence du bénéficiaire dans l’Espace Multiculturel est requise. Il prend les dispositions de surveillance et de protection nécessaire. La Commune décline toute responsabilité en cas de vol.

Le bénéficiaire se doit de respecter les conditions de propreté, heure limite et le nombre maximal de personnes admises, tels qu’ils sont indiqués dans le contrat de location. En cas de manquement, de tapage nocturne ou diurne, la responsabilité personnelle du bénéficiaire est engagée.

6.2– La sécurité et capacité de l’Espace Multiculturel

La capacité d’accueil maximale est indiquée en préambule. Pour des raisons de sécurité, il est impératif de respecter cette capacité maximum. En cas de dépassement, la responsabilité personnelle du bénéficiaire sera engagée.

L’établissement offre plusieurs possibilités d’usage :

Configuration 1 : spectacle
10 rangs de gradins déployés + 2 rangs de parterres : effectif public 189 personnes
personnel estimé technique + troupe 20. Total : 209 personnes
(Hall et bar non cumulable).

Configuration 2 : spectacle avec salle annexe
10 rangs de gradins déployés + 2 rangs de parterres : effectif public 189 personnes
personnel estimé 4 personnes. Total : 193 personnes.
Salle annexe non occupée.
(Hall et bar non cumulable).

Configuration 3 : grande salle polyvalente
Le calcul d’effectif est réalisé à raison de 1 personne / m² suivant l’article L3c, soit 264 personnes, personnel estimé 4 personnes. Total : 268 personnes.
(Hall et bar non cumulable).

Configuration 4 : utilisation des 2 salle polyvalentes
Salle polyvalente 1 : 189 personnes
Salle polyvalente 2 : 76 personnes
personnel estimé 4 personnes. Total : 269 personnes.
(Halle et bar non cumulable).

D’une façon générale, le bénéficiaire interdit toute activité dangereuse et respecte les dispositions légales d’hygiène et de sécurité. En particulier :

• – la circulation des utilisateurs ne doit pas être gênée aux abords, à l’intérieur de la salle et à proximité des issues de secours ;
• – les sorties de secours doivent être dégagées à tout moment, le non-respect de cette consigne engagera la responsabilité du bénéficiaire et pourra entraîner l’arrêt immédiat de la manifestation ;
• – les blocs autonomes, les issues de sécurité doivent rester visibles ;
• – dans le cas où l’exploitation prévoirait des décors, ils seront impérativement norme M1 ou B-S2-d0. Les exploitants et organisateurs de spectacles seront conjointement responsables du respect de la réaction au feu des matériaux employés pour les décors ;
• – les installations techniques, de chauffage, ventilation, éclairage, sonorisation, lutte contre le feu ou électriques ne doivent pas être modifiées, surchargées ;
• – toute décoration devra se suffire des fixations existantes : aucuns trous, aucuns rubans adhésifs ne devront être utilisés sur les murs, sols, panneaux acoustiques, rideaux et plafond ;
• – les objets apportés par les bénéficiaires devront être retirés de la salle avant la fin de la période de location ;
• – aucun matériel de cuisson ne devra être introduit dans la salle autre part que dans la cuisine (four, barbecue, bouteille de gaz…) ;
• – il est formellement interdit de boire, manger sur les gradins ;
• – il est interdit d’utiliser cette salle comme lieu de couchage et ce même de façon exceptionnelle ;
• – les jeux de balles et ballons ne sont pas autorisés dans l’enceinte et à l’extérieur du bâtiment ;
• – les grillades, cuissons réalisées à l’extérieur se feront sur l’aire en terre battue réservée à cet effet. Ils sont formellement interdits à proximité immédiate du bâtiment (sous auvent, partie enrobée….) ;
• – les animaux ne sont pas admis dans la salle ;
• – les produits psychotropes et stupéfiants sont formellement interdits.

En cas de sinistre, le bénéficiaire doit obligatoirement :

• – prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter la panique ;
• – assurer la sécurité des personnes ;
• – ouvrir les portes de secours ;
• – alerter les pompiers (18), SAMU (15).

De plus, le bénéficiaire se doit d’éviter toutes nuisances sonores pour les riverains de l’Espace Multiculturel. Il garantit l’ordre public sur place, aux abords de la salle et sur le parking. Il évite les cris et tout dispositif bruyant (pétards, feux d’artifices…).

Il est, en outre rappelé qu’il est interdit de fumer dans les lieux publics, que les dispositions relatives à l’ivresse publique sont applicables, notamment l’interdiction de vendre des boissons alcoolisées aux mineurs de moins de 16 ans, que l’accès aux équipements est interdit aux personnes en état d’ébriété. Enfin, les salles municipales ne peuvent abriter des activités contraires aux bonnes mœurs.

Article 7 – Rangement et nettoyage

Tables et chaises : les tables et chaises devront être, après nettoyage, remises à l’endroit où elles se trouvaient initialement.

Cuisines – bar – sanitaires – électro-ménager – vaisselle : ils doivent être nettoyés et en parfait état de propreté et de fonctionnement (utiliser les éponges mises à disposition). Les produits vaisselle et entretien des sanitaires seront fournis par l’utilisateur.

La salle et le parquet : le bénéficiaire devra procéder au rangement et au nettoyage. Le nettoyage doit se limiter au balayage soigné et l’enlèvement d’éventuelles tâches. En cas de besoin utiliser les produits rangés dans le placard du chauffe-eau côté bar.

Les gradins : pour les nettoyer passer l’aspirateur rangé dans le placard du chauffe-eau côté bar.

Les abords : le nettoyage des abords est à la charge du bénéficiaire (ramassage des papiers, bouteilles, mégots…).

Poubelles : elles devront être déposées dans les containers à proximité de la salle et/ou au centre du village pour le verre.

Article 8 : La fermeture des lieux

Avant de quitter les lieux, le bénéficiaire s’assure de l’absence de risque d’incendie, d’inondation ou d’intrusion. Il procède à un contrôle de la salle, de ses abords et vérifie que les lumières sont éteintes, les portes et fenêtres closes, les robinetteries et les issues de secours fermées, que les ordures sont déposées dans les containers prévus à cet effet situés à l’extérieur du bâtiment.

Article 9 : L’état des lieux et les clés

Il sera procédé à un état des lieux à la prise de possession des lieux. Les clés seront remises à ce moment. Une fois la location terminée, le loueur devra déposer les clés dans la boîte à lettre de la mairie (38 Route de Laguiole).

Article 10 : Les autres obligations

S’il y a lieu, le bénéficiaire s’acquitte de ses obligations vis-à-vis de l’administration fiscale, de l’URSSAF, de la SACEM, des caisses de retraite.
En cas d’ouverture d’un débit de boissons temporaire, le bénéficiaire sollicite une demande d’autorisation auprès de la Commune et effectue les déclarations nécessaires.

Description de la salle et de ses équipements :

Une salle multifonctionnelle de 278 m² divisible en deux salles par une cloison mobile (210 m² et 68 m²)

Version spectacle : deux possibilités

– grande salle uniquement = 210 m² : équipée de

• gradins mobiles de 164 places
• écran + vidéoprojecteur
• équipement son + CD
• rideaux de scène

– totalité de l’espace = 280 m²

avec cloison repliée dégageant un espace de 70 m², constituant la scène avec rideaux de fond de scène, pendrillons.

Version banquet : gradins repliés
Deux salles distinctes 210 m² et 70 m² ou une seule de 280 m², équipées de :

• équipement son + CD
• écran + vidéoprojecteur
• 40 tables rectangulaires et 15 rondes
• 270 chaises

 

Une cuisine de 22 m² comprenant :

• 1 servante
• laveuse à capot avec 6 paniers
• bac plonge avec douchette
• bac plonge
• four électrique
• plan de cuisson à gaz
• capteur hotte
• armoire frigo
• trois meubles bas de rangement et un meuble haut
• poubelle sur roues
• vaisselle

 

Un local rangement de 16 m² avec :

• 40 tables rectangulaires de 6 à 8 places avec 2 chariots
• 15 tables rondes de 8 places avec 1 chariot
• 270 chaises avec 18 chariots

Une loge de 14 m² + sanitaires de service

Hall + bar de 57 m²

• un rince verre
• une armoire réfrigérée
• 1 machine à café
• 3 frigos Top
• 1 machine à glaçon
• meuble avec rangements pour les associations

Sanitaires publics

Un bureau de 9 m²

La capacité de la petite salle est de 68 personnes.

L’établissement est classable en établissement du 1er groupe de 4ème catégorie de type :
L : salles de spectacles, conférences, de réunions.

L’effectif total maximum admissible est de :
public : personnes 265 personnel : 4 personnes

Effectif total pour l’établissement : 269 personnes.